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Questions fréquentes

Formules, portail client, soldes, événements, rapports et rappels.

Abonnement et Premium

Quelles sont les formules, et y a-t-il un essai gratuit ?

Il existe deux formules à renouvellement automatique, « Mensuel » et « Annuel » ; l'option « Annuel » indique combien vous économisez. Vous pouvez aussi profiter d'un mois gratuit (« 1 mois gratuit ») si vous n'en avez encore jamais bénéficié : une seule fois par compte, et sans carte bancaire. Ce mois gratuit ne se renouvelle pas et ne vous est jamais facturé ; à la fin, l'application passe en lecture seule jusqu'à ce que vous vous abonniez. Pour commencer, appuyez sur « Essai gratuit », « S'abonner » ou « Renouveler » sur la carte d'abonnement de l'onglet Profil. L'écran d'abonnement s'ouvre aussi lorsque vous tentez une action réservée à Premium.

Que puis-je faire sans Premium ?

Sans Premium, l'application est en lecture seule : vous pouvez toujours consulter votre calendrier, vos clients, l'historique des paiements, vos dépenses et vos rapports, et les liens de portail de vos clients continuent de fonctionner. Il faut Premium pour ajouter ou modifier quoi que ce soit : les événements et leur statut, les clients et leur solde, les liens de portail, les dépenses, les règles de collaboration, la devise et les paramètres du calendrier. Restent toujours accessibles sans Premium : la modification de votre nom et de vos coordonnées sur le portail, le réglage de la langue, du thème, du retour haptique et des notifications, le changement de mot de passe, la déconnexion de tous les appareils et la demande de suppression du compte.

Où voir mon abonnement, et comment changer de formule ou résilier ?

La carte d'abonnement de l'onglet Profil indique où vous en êtes : « Renouvellement le <date> » tant que votre formule se renouvelle, « Actif jusqu'au <date> » si vous avez désactivé le renouvellement ou si vous profitez du mois gratuit, et « Inactif » quand vous n'avez pas accès à Premium. Le bouton de réglages de la carte ouvre vos abonnements dans l'App Store ou sur Google Play : vous pouvez y changer de formule ou résilier. Pour ne pas être prélevé à la prochaine échéance, résiliez au moins 24 heures avant la date de renouvellement. Le mois gratuit, lui, n'a pas besoin d'être résilié : il prend fin tout seul.

Que se passe-t-il si je résilie mon abonnement ?

Vous gardez Premium jusqu'à la fin de la période déjà payée, puis l'application passe en lecture seule. Rien n'est supprimé : tout ce que vous avez enregistré est conservé, et il suffit de vous réabonner pour tout débloquer. Si Apple ou Google rembourse un paiement, Premium prend fin immédiatement.

Comment se passent les paiements et les remboursements ?

Tous les paiements passent par votre compte App Store ou Google Play : nous n'avons jamais accès aux informations de votre carte. Les remboursements et les questions de facturation relèvent d'Apple ou de Google, selon leurs propres règles. Nous ne pouvons pas effectuer de remboursement nous-mêmes : adressez-vous à leur assistance.

J'ai changé de téléphone ou réinstallé l'application : où est passé mon abonnement ?

Il est lié à votre compte Syncoly, pas au téléphone : connectez-vous au même compte et vous retrouverez Premium. S'il n'apparaît pas, ouvrez l'écran d'abonnement et appuyez sur « Restaurer les achats ».

Portail client

Qu'est-ce que le portail client ?

C'est une page web propre à chaque client, avec son planning, son solde et l'historique de ses paiements. Elle s'ouvre dans n'importe quel navigateur : votre client n'a rien à installer et n'a pas besoin de se connecter. Vous la lui envoyez en appuyant sur « Portail » dans sa fiche. Toute modification faite dans l'application y apparaît la prochaine fois que votre client ouvre ou actualise la page.

Que voit un client sur son portail ?

Ses événements de la semaine dernière, de la semaine en cours et de la semaine prochaine, avec l'heure et le statut ; son solde (un signe moins signifie qu'il vous doit de l'argent) ; son tarif, s'il n'est pas nul ; et les 30 dernières lignes de son historique des paiements. Les événements affichés « Annulé par vous » dans votre application apparaissent chez le client comme « Annulé par l'organisateur ».

Dans quelle langue et dans quel fuseau horaire le portail s'affiche-t-il ?

Les heures s'affichent dans le fuseau horaire de la personne qui ouvre la page, et la page précise lequel. La langue suit celle de son navigateur, et les boutons à drapeau permettent d'en changer.

Un client peut-il me contacter depuis le portail ?

Oui, dès que vous avez rempli Profil → Paramètres professionnels → Vos coordonnées : nom, téléphone, e-mail, adresse et site web. Ces informations apparaissent sous le lien « Contacts », en bas du portail, et votre numéro de téléphone devient aussi un bouton « Contact » en haut de la page, pour vous appeler d'un simple geste. La modification de ces coordonnées ne nécessite pas Premium.

Puis-je publier mes règles, comme mes conditions de paiement ou d'annulation ?

Oui : Profil → Paramètres professionnels → Règles de collaboration (nécessite Premium). Ajoutez jusqu'à 15 règles, chacune avec un titre court, par exemple délais de paiement, préavis d'annulation ou retards. Elles apparaissent sous le lien « Règles de collaboration », en bas du portail de chacun de vos clients, exactement telles que vous les avez écrites. Elles ne sont jamais traduites : rédigez-les donc dans la langue que lisent vos clients. Dans le texte, une ligne vide crée un nouveau paragraphe, et une ligne qui commence par un tiret suivi d'une espace, ou par « 1. », devient un élément de liste à puces. Appuyez sur l'icône en forme d'œil pour voir un aperçu.

Clients et finances

Comment fonctionne le solde d'un client, et comment enregistrer un paiement ?

Le solde indique où vous en êtes avec le client : positif, il a payé d'avance ; négatif, il vous doit de l'argent. En ajoutant un client, vous pouvez saisir un solde initial s'il vous a payé d'avance. Le solde diminue lorsque vous terminez un événement avec lui, ou que vous lui facturez une absence ou une annulation. Lorsqu'un client vous paie, ou qu'il faut corriger quelque chose, appuyez sur « Ajuster le solde » et choisissez « Ajouter » ou « Déduire » : c'est aussi ainsi que vous enregistrez une dette. Chaque mouvement apparaît dans l'historique des paiements du client ; ceux que vous faites avec « Ajuster le solde » s'affichent sous la forme « Recharge du solde » ou « Déduction du solde ».

Que se passe-t-il si je modifie le « Coût du service » d'un client ?

Le « Coût du service » est le tarif facturé au client pour un événement. Le nouveau prix s'applique aux événements que vous terminez ou facturez à partir de ce moment ; les montants déjà facturés ne changent pas. Pour facturer un autre montant pour un seul événement, modifiez plutôt ce montant dans la fenêtre de confirmation. Le revenu prévu tient compte du nouveau prix immédiatement.

Où voir l'historique d'un client ?

Sur la fiche du client, l'historique des paiements présente les dernières lignes. Appuyez sur « Tout » pour voir la liste complète : les montants facturés pour les événements, avec leur date et leur heure ; ceux facturés pour des absences ou des annulations ; les montants recrédités ; les montants que vous avez modifiés à la main ; et vos recharges et déductions.

Comment envoyer à un client le lien de son portail, ou le révoquer ?

Ouvrez la fiche du client et appuyez sur « Portail » : vous pouvez copier le lien, le partager via n'importe quelle application, ou ouvrir vous-même le portail pour le vérifier. Pour couper l'accès, choisissez au même endroit « Régénérer le lien du portail » (nécessite Premium) : l'ancien lien cesse aussitôt de fonctionner, et vous envoyez le nouveau au client.

Que se passe-t-il si je supprime un client ?

Ses événements terminés et annulés sont conservés, avec les montants facturés : votre revenu réel ne change donc pas, et ces événements ne peuvent plus être supprimés. Les événements avec ce client qui n'ont jamais été terminés ni annulés, y compris ceux qui sont passés, sont supprimés s'il en était le seul client ; dans un événement de groupe, il est simplement retiré de la liste. Il est aussi retiré des séries récurrentes, et une série qui n'a plus aucun client s'arrête. Son lien de portail cesse de fonctionner. La suppression d'un client est irréversible.

Où retrouver les clients supprimés ?

Appuyez sur l'icône des archives en haut de l'écran Clients. Les clients supprimés y sont classés du plus récent au plus ancien, avec leur date de suppression. Si vous en ouvrez un, vous voyez, en lecture seule, ses coordonnées, son tarif, son solde au moment de la suppression, son historique des paiements et ses notes. Un client supprimé ne peut pas être restauré.

Calendrier et événements

Que signifient les statuts des événements ?

Un nouvel événement est « Planifié ». Vous le clôturez en le marquant « Terminé » (une fois qu'il a commencé) ou « Annulé ». Deux autres mentions peuvent aussi apparaître. « Reporté » désigne un événement planifié que vous avez déplacé à un autre moment. « Annulé par vous » désigne un événement annulé pour lequel vous avez activé « Annulé par moi » : c'est vous qui l'avez annulé, pas le client. Seuls les événements au statut « Planifié » ou « Reporté » peuvent encore être modifiés.

Comment fonctionnent les événements récurrents ?

Lorsque vous créez un événement, réglez « Répétition » sur « Quotidienne », « Hebdomadaire » (le même jour de la semaine) ou « Mensuelle » (à la même date ; les mois où cette date n'existe pas sont ignorés). Une série n'a pas de date de fin. Pour l'arrêter, ouvrez le premier événement dont vous ne voulez plus, appuyez sur la corbeille et choisissez « Cet événement et les suivants ». Les événements précédents, ainsi que tous ceux qui sont terminés ou annulés, sont conservés.

Que se passe-t-il si je déplace un événement ?

Modifiez son horaire sur l'écran de l'événement, ou faites-le glisser dans le calendrier. Un événement ponctuel, ou un événement récurrent déplacé avec « Cet événement uniquement », passe au statut « Reporté ».

Comment marquer un événement comme terminé, et quand le client est-il facturé ?

Appuyez sur « Terminer l'événement » une fois l'événement commencé : un événement à venir ne peut pas être terminé. Chaque client marqué comme présent se voit facturer son tarif, et la fenêtre de confirmation affiche chaque montant avant que vous ne validiez. Pour facturer exceptionnellement un autre montant à quelqu'un, appuyez sur le crayon à côté de son montant : son tarif reste inchangé, et la ligne correspondante dans l'historique des paiements, comme sur le portail du client, affiche « Modifié · au lieu de » suivi du prix habituel. Si quelqu'un n'est pas venu, marquez-le d'abord comme absent : appuyez sur les trois points à côté de son nom, puis sur « Marquer comme absent ». Les clients absents ne sont facturés que si vous activez « Facturer aussi les absents ».

Que se passe-t-il si j'annule un événement ?

Personne n'est facturé, sauf si vous activez « Facturer les clients », par exemple pour une annulation tardive. Comme lorsque vous terminez un événement, le crayon à côté d'un montant permet de le modifier pour cet événement uniquement. Si c'est vous qui annulez l'événement, activez plutôt « Annulé par moi — ne pas compter comme manquée par le client » : l'événement affiche alors « Annulé par vous » et n'est pas pris en compte dans l'activité de vos clients, ni comme absence ni comme présence. Dans vos rapports, toutes les annulations pour lesquelles personne n'a été facturé, y compris les vôtres, comptent comme revenu perdu et apparaissent sous « Annulé (non facturé) ».

Puis-je modifier un événement déjà terminé ou annulé ?

Seulement ses notes. Vous pouvez aussi le supprimer. Un événement terminé ou annulé ne peut pas être rouvert, ni passer de « Terminé » à « Annulé » ou inversement ; son horaire, son titre, ses clients et les présences sont verrouillés. Vous l'avez marqué par erreur ? Supprimez-le (les montants facturés sont recrédités sur le solde des clients), puis créez-le à nouveau. Si l'un de ses clients a été supprimé entre-temps, l'événement ne peut plus être supprimé ; si tous l'ont été, même les notes sont verrouillées.

Que se passe-t-il si je supprime un événement ?

Un événement planifié disparaît, tout simplement. Un événement terminé ou annulé disparaît aussi de vos rapports, et ce qui a été facturé aux clients pour cet événement est recrédité sur leur solde : la ligne reste dans leur historique des paiements, avec la mention « Montant recrédité sur le solde ». Pour un événement récurrent, vous choisissez entre « Cet événement uniquement » et « Cet événement et les suivants ».

Dépenses et rapports

Revenu réel, prévu, perdu : que signifient ces chiffres ?

Les rapports portent sur un mois à la fois : « Ce mois », « Mois dernier » ou n'importe quel mois antérieur via « Personnalisé ». Le revenu réel correspond à ce que vous avez facturé aux clients pour les événements du mois : les événements terminés, plus les absences et annulations que vous avez facturées. Le revenu prévu correspond à ce que rapporteront vos événements planifiés d'aujourd'hui à la fin du mois, au tarif actuel de chaque client ; il n'y en a donc pas pour les mois passés. Le revenu perdu regroupe les absences et annulations pour lesquelles personne n'a été facturé, y compris les événements que vous avez annulés vous-même, ainsi que les montants que vous avez ramenés à 0.

Un paiement reçu d'un client compte-t-il comme un revenu ?

Non. Un paiement saisi avec « Ajuster le solde » modifie uniquement le solde du client. Le revenu vient des événements : il est compté quand vous terminez un événement, ou quand vous facturez une absence ou une annulation, que le client ait payé d'avance ou qu'il vous doive encore de l'argent.

Que devient un événement que j'ai oublié de clôturer ?

Une fois le jour de l'événement passé, un événement planifié sort du revenu prévu et n'est compté ni dans le revenu réel ni dans le revenu perdu tant que vous ne l'avez pas marqué « Terminé » ou « Annulé » ; le rappel quotidien vous aide à ne pas l'oublier. En attendant, il fait baisser votre efficacité dans la comparaison mensuelle.

Comment fonctionne la comparaison mensuelle ?

Elle présente trois mois complets : avec « Ce mois » sélectionné, les trois mois précédents ; avec un mois antérieur sélectionné, ce mois-là et les deux précédents. Pour chaque mois, elle compare votre revenu réel au revenu potentiel, c'est-à-dire ce qu'auraient rapporté tous les événements du mois si chaque client était venu et avait payé. Appuyez sur un mois pour voir l'efficacité : la part de ce potentiel que vous avez réellement gagnée.

Que montrent « Statistiques événements » et « Activité des clients » ?

Les deux se trouvent dans Rapports → Clients. « Statistiques événements » compte les événements terminés et annulés du mois ; « Annulé (facturé) » signifie qu'au moins un client a été facturé. Les événements encore planifiés ne sont pas comptés. « Activité des clients » indique, pour chaque client, les événements auxquels il a assisté ainsi que ses absences et annulations, avec un taux de présence ; les clients qui comptent le plus d'absences et d'annulations apparaissent en premier. Les événements annulés avec « Annulé par moi » ne figurent pas dans « Activité des clients » (ils ne comptent ni comme absence ni comme présence), alors que « Statistiques événements » les compte dans « Annulé (non facturé) ».

Comment suivre mes dépenses ?

Ajoutez-les dans Rapports → Revenus → Dépenses, pour le mois affiché. Une dépense est soit un « Montant fixe », soit un « % du revenu » (une part du revenu réel du mois). La carte affiche le « Net après dépenses » : votre revenu réel moins l'ensemble de vos dépenses. Il faut Premium pour ajouter ou modifier des dépenses.

Dois-je ressaisir mes dépenses régulières chaque mois ?

Non. Activez « Répéter chaque mois » en ajoutant ou en modifiant une dépense du mois en cours : elle sera reportée automatiquement sur chaque nouveau mois. Pour arrêter le report, supprimez-la ou désactivez « Répéter chaque mois » dans le mois en cours : elle ne réapparaîtra pas les mois suivants. Chaque mois garde sa propre liste : si votre loyer augmente, modifiez-le dans le mois en cours. Les mois précédents conservent l'ancien montant, et c'est le nouveau qui sera reporté.

Que deviennent mes rapports si je supprime un événement ou un client ?

Supprimer un événement terminé ou annulé le retire de tous les rapports, et les montants facturés sont recrédités sur le solde du client : le revenu réel du mois baisse donc. Supprimer un client ne change pas votre revenu : ses événements terminés et annulés restent dans vos rapports et ne peuvent plus être supprimés. Seuls ses événements jamais terminés ni annulés disparaissent, et avec eux sa part du revenu prévu et du revenu potentiel.

Rappels quotidiens

Qu'est-ce que le rappel quotidien, et quand arrive-t-il ?

Si certains de vos événements du jour sont toujours au statut « Planifié » ou « Reporté », c'est-à-dire pas encore marqués « Terminé » ou « Annulé », Syncoly vous envoie une seule notification, environ 1 à 2 heures après la fin du dernier d'entre eux, pour que vous puissiez clôturer la journée. Les événements des jours précédents ne déclenchent pas ce rappel.

Sur quels appareils arrive-t-il, et dans quelle langue ?

Sur chaque appareil où vous êtes connecté et où vous avez autorisé les notifications. Il arrive dans la dernière langue dans laquelle vous avez utilisé Syncoly, tous appareils confondus.

Comment désactiver les rappels ?

Le rappel quotidien est la seule notification envoyée par Syncoly, et il nécessite l'autorisation des notifications sur votre téléphone. L'interrupteur « Notifications push » de l'onglet Profil ouvre les réglages de notifications de votre téléphone : désactivez-y les notifications pour ne plus recevoir de rappels sur cet appareil. Vos autres appareils continuent de les recevoir, sauf si vous y désactivez aussi les notifications ou si vous vous y déconnectez.

Profil et paramètres

Puis-je changer d'adresse e-mail ?

Non, l'adresse e-mail utilisée à l'inscription ne peut pas être modifiée. L'adresse que vos clients voient sur le portail est indépendante : vous la renseignez dans Profil → Paramètres professionnels → Vos coordonnées. Votre nom, lui, se modifie dans Profil → Modifier le profil. Aucune de ces deux modifications ne nécessite Premium.

Dans quelle langue s'affiche l'application ?

Au départ, l'application reprend la langue de votre téléphone quand c'est possible. Vous pouvez choisir l'anglais, l'ukrainien, le roumain ou le français dans Profil → Langue ; chaque appareil garde son propre choix. Sur un nouvel appareil où vous n'avez encore rien choisi, l'application passe, dès la connexion, à la dernière langue dans laquelle vous avez utilisé Syncoly. Le rappel quotidien arrive lui aussi dans cette langue.

Quel fuseau horaire Syncoly utilise-t-il ?

Le calendrier affiche les heures dans le fuseau horaire actuel de votre téléphone. Votre compte garde aussi en mémoire le fuseau où se trouvait votre téléphone lors de la création du compte : c'est lui qui détermine quand commence « aujourd'hui » pour le rappel quotidien et pour le revenu prévu. Il ne change pas lorsque vous voyagez, et aucun réglage ne permet de le modifier.

Compte et sécurité

Comment créer un compte ?

Inscrivez-vous avec votre nom, votre adresse e-mail et un mot de passe. Vous recevez alors par e-mail un code à 6 chiffres : saisissez-le, et vous voilà connecté. Le code est valable 12 heures ; si vous ne l'avez pas reçu, appuyez sur « Renvoyer ». Vous pouvez aussi passer par Google, ou par Apple sur iPhone, sans créer de mot de passe.

J'ai déjà un compte : que se passe-t-il si je me connecte avec Google ou Apple ?

Si votre compte Google ou Apple utilise la même adresse e-mail que votre compte Syncoly, vous êtes connecté à ce compte : aucun second compte n'est créé. Il y a deux exceptions. Si vous aviez commencé à vous inscrire avec cette adresse sans jamais saisir le code, connectez-vous d'abord avec cette adresse et votre mot de passe : le code vous sera demandé, et vous pourrez appuyer sur « Renvoyer » pour en recevoir un nouveau. Si vous avez choisi de masquer votre adresse e-mail en vous connectant avec Apple, Apple nous transmet une autre adresse, et un nouveau compte distinct est créé : connectez-vous plutôt avec la méthode utilisée pour créer votre compte.

Pourquoi ai-je été déconnecté ?

Vous restez connecté tant que vous ouvrez l'application au moins une fois tous les 30 jours. Vous êtes aussi déconnecté de tous vos appareils lorsque vous changez ou réinitialisez votre mot de passe, ou lorsque vous appuyez sur « Déconnexion de tous les appareils ».

Comment changer ou réinitialiser mon mot de passe ?

Pour le changer, allez dans Profil → Modifier le profil → Changer le mot de passe, puis saisissez votre mot de passe actuel. Si vous l'avez oublié, appuyez sur « Mot de passe oublié ? » sur l'écran de connexion : nous vous enverrons par e-mail un code, valable 1 heure, pour en choisir un nouveau. Le mot de passe doit compter de 8 à 128 caractères, dont une majuscule et une minuscule de l'alphabet latin, et un chiffre. Dans les deux cas, vous êtes ensuite déconnecté de tous vos appareils et vous vous reconnectez avec le nouveau mot de passe.

Je me suis inscrit avec Google ou Apple : comment ajouter un mot de passe ?

Un compte créé avec Google ou Apple n'a pas de mot de passe : c'est pourquoi « Changer le mot de passe » n'apparaît pas dans Modifier le profil. Pour en ajouter un, notez l'adresse e-mail affichée en haut de l'onglet Profil (si vous l'avez masquée en vous connectant avec Apple, elle se termine par @privaterelay.appleid.com). Appuyez sur « Déconnexion », puis sur « Mot de passe oublié ? » sur l'écran de connexion, et saisissez cette adresse. Saisissez ensuite le code que nous vous envoyons et choisissez un mot de passe. Vous pourrez ensuite vous connecter des deux façons.

Puis-je utiliser Syncoly sur plusieurs appareils ?

Oui. Connectez-vous au même compte, et vous retrouverez sur chaque appareil le même calendrier, les mêmes clients et les mêmes rapports. « Déconnexion » ne déconnecte que l'appareil que vous avez en main, qui cesse alors de recevoir les rappels. « Déconnexion de tous les appareils » (Profil → Paramètres système) vous déconnecte partout. La langue, le thème et le retour haptique se règlent séparément sur chaque appareil.

Comment supprimer mon compte ?

Allez dans Profil → Modifier le profil → Demander la suppression du compte. Si votre compte a un mot de passe, saisissez-le pour confirmer ; vous pouvez aussi nous dire pourquoi vous partez. Rien n'est supprimé tout de suite : l'onglet Profil affiche « Suppression du compte en cours » avec un bouton « Annuler », utilisable tant que la demande n'a pas été traitée. Notre équipe vous contactera dans les 14 jours ; une fois la demande traitée, vos données sont définitivement supprimées. Une demande de suppression ne résilie pas votre abonnement : résiliez-le vous-même dans l'App Store ou sur Google Play.

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